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マナーを意識せずにメールのやり取りをしてしまうと、気づかない間に相手に不快感を与えてしまうかもしれません。 そこでこの記事では、ビジネスメールにおいて押さえておくべきポイントを16個ご紹介します。件名・宛名・署名の書き方から、間違いやすい表現まで幅広く解説しますので、これさえ身に着ければ、ビジネスメールで円滑なやり取りができるでしょう。 1~6では、メールの書き方について基本から解説し、7~16では、ビジネスメールを用いる場面や送信する際の注意点などをご紹介します。 メールの見落としや返信漏れをゼロに!売上シェアNo.1※のメールシステムの詳細を確認する メールの書き方基本解説 1. メールの型(宛名~署名)を守る メールの構成は宛名→挨拶→名乗り→本文→結び→署名の流れが一般的です。 メールの書き方基本解説1. メールの型(宛名~署名)を守る2. 件名はひと目でメールの内容がわかるように書く3. 本文の最初に必ず宛名を入れる4. 宛名の次に挨拶・名乗りを入れる5. 必ず結びの言葉を入れる6. 本文を書き終えた後には署名を入れるビジネスメールを用いる場面・送信の際の注意点7. 打ち合わせ・訪問などの後は必ずお礼メールを送る8. 受け取ったメールは、必ず1営業日以内に返信する9. 依頼メールは、依頼理由と内容を明確に記載する10. TO、CC、BCCの違いを理解して使い分ける11. 急用にメールを使わない12. 添付ファイルのサイズに注意する13. あまり関わりがない相手に「お世話になっております」を使わない14. 役職や「御中」には「様」をつけない15. 「御社」ではなく「貴社」16. 「ご苦労様です」「了解しました」を使わないまとめ【この記事を読んだ方にオススメサービス資料(無料)】高速・確実に届くメール配信システム「Cuenote FC(キューノート FC)」 まずは、この基本の型を守って作成しましょう。 2. 件名はひと目でメールの内容がわかるように書く 件名は、ひと目でメールの内容がわかるようにしましょう。例えば、かっこ【 】などで会社名、案件名を強調させると分かりやすいです。 なぜかというと、メールを開く前に件名でメール概要を把握してもらった方が、メール本文を読む際に内容を理解してもらいやすくなるからです。 また、相手が数多くのメールを扱っている場合、送信したメールが埋もれてしまいかねませんので、「先日はお世話になりました。」など内容が伝わらない件名は避けましょう。 【件名の例】 2/15 打ち合わせについて 【XXX社】お見積書の送付 資料送付の依頼 3. 本文の最初に必ず宛名を入れる 本文の最初には、必ず宛名を入れましょう。宛名は送信先によって書き方が異なります。 個人宛のメールの場合 「会社名、部署名、役職、氏名」の順に記載します。会社名と部署名の後は、それぞれ改行するのが一般的です。氏名が不明な場合は「ご担当者様」と書いておきましょう。会社名の前株、後株や送信先の役職などを間違えないよう十分気を付けましょう。 また、「部長様」など役職に敬称を付けるのは誤りです。敬称は氏名の後ろにのみ付けます。 組織や団体に送信する場合 特定の個人ではなく、組織や団体に送信する場合、つまり組織の人間であれば誰がメールを開いてもよい場合、「御中」を用います。「御中」に敬意が含まれているため「XXX様 御中」は間違った使い方となります。 また、大勢の人にまとめて送信する場合は、「各位」を用います。例として、「関係者各位」「〇〇部各位」などです。 そして、CCを設定している場合は、TOの宛名の下に(CC:鈴木様)と入れましょう。また、BCCで一斉送信する場合には、「BCCで一斉送信しております。」などひと言添えるとよいでしょう。(TO、CC、BCCについて、詳しくは後述しています。) 【宛名の書き方例】 XXX株式会社 営業本部 部長 XXX様 4. 宛名の次に挨拶・名乗りを入れる 宛名の次は、挨拶と自らの所属、氏名を記載するのが礼儀です。挨拶は送信先との関係によって適宜変えましょう。 その次に、所属と氏名を名乗ります。例えば、「YYY株式会社の鈴木でございます。」などです。 【挨拶の例】 お世話になっております。 ご連絡ありがとうございます。 ご無沙汰しております。 5. 必ず結びの言葉を入れる 伝えたい内容を書き終えたら、結びの言葉で締めましょう。 【結びの例】 よろしくお願いいたします。 今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。 何卒よろしくお願い申し上げます。...